Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
SSA Rakennus Oy
Äyritie 8 A, 01510 Vantaa
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Tommi Heikkilä, toimitusjohtaja, tommi.heikkila@ssa.fi. Järjestelmä on SSA:n sisäinen työkalu, johon on pääsy vain nimetyillä SSA:n työntekijöillä.
2. Käsittelyn tarkoitus
Järjestelmällä hoidetaan asuin- ja toimitilarakentamisen hankekehitystä: tonttien hankintaa, urakka- ja hankeneuvotteluja sekä yhteydenpitoa rakennuttajiin, tontinomistajiin, kiinteistönvälittäjiin ja sijoittajiin. Henkilötietoja käsitellään, jotta tiedetään kenen kanssa on neuvoteltu, mistä on sovittu ja milloin on syytä olla uudelleen yhteydessä.
3. Käsittelyn oikeusperuste
| Tietoryhmä | Peruste |
|---|---|
| Yritysten yhteyshenkilöiden työroolitiedot ja kontaktihistoria | Oikeutettu etu (art. 6.1 f): yritysten välinen liiketoiminta ja siihen liittyvä yhteydenpito. Tasapainotesti tehty: tiedot koskevat henkilön ammatillista roolia, käsittely on rajattu SSA:n sisäiseen käyttöön eikä ole luonteeltaan yksityiselämään ulottuvaa. |
| SSA:n omien työntekijöiden käyttäjätilit ja lokitiedot | Työsuhteeseen liittyvä oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite tietoturvan varmistamisesta. |
| Yksityishenkilöiden tiedot tontinmyyjinä | Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (art. 6.1 b), kun neuvotellaan tontin ostosta. |
4. Käsiteltävät tiedot
| Ryhmä | Sisältö |
|---|---|
| Yhteyshenkilöt | Nimi, titteli, työnantaja, työsähköposti, työpuhelin, prioriteettiluokitus, SSA:n vastuuhenkilö. |
| Kontaktihistoria | Päivätyt muistiinpanot puheluista, tapaamisista ja sähköposteista: mitä keskusteltiin, mitä sovittiin, seuraava yhteydenotto. Kirjaajan nimi. |
| Tonttitiedot | Kohteen sijainti ja ominaisuudet sekä omistajan tai myyjän nimi ja yhteystiedot, kun kyseessä on yksityishenkilö. |
| Yritystiedot | Nimi, Y-tunnus, osoite, verkkosivu. Näitä ei pidetä henkilötietoina, mutta ne on lueteltu läpinäkyvyyden vuoksi. |
| Käyttäjätilit | Nimi ja työsähköposti Microsoft Entra ID:stä, rooli järjestelmässä. |
| Lokitiedot | Kirjautumiset ja niiden epäonnistumiset (sähköposti, aika, IP-osoite) sekä muutosloki: kuka muutti mitä ja milloin. |
Järjestelmään ei kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja eikä henkilötunnuksia.
5. Tietolähteet
- Henkilöltä itseltään yhteydenpidon yhteydessä.
- Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Verohallinnon yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ, avoin data): yritysten nimet, Y-tunnukset ja osoitteet.
- SSA:n aiemmat omat järjestelmät ja työtiedostot (myynnin seurantataulukot, asiakasrekisterin vienti).
- Julkiset lähteet, kuten yritysten verkkosivut.
- Maanmittauslaitoksen avoimet aineistot (osoitteiden paikannus), SYKE ja DVV:n rakennustiedot Ryhti-palvelun kautta. Nämä koskevat kohteita, eivät henkilöitä.
6. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
| Taho | Rooli | Sijainti |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Palvelinalusta ja tietokanta | Konesali Falkenstein, Saksa. Saksalainen yritys, tiedot eivät siirry EU:n ulkopuolelle. |
| Microsoft | Kirjautuminen (Entra ID). Saa tiedon siitä, kuka kirjautuu SSA:n omalla tunnuksella. | EU / SSA:n oma M365-ympäristö |
| Anthropic | Puhelutilan tekoälyapu: laatii keskustelurungon ja tiivistää muistiinpanot. Saa käsiteltäväkseen tahon nimen, yhteyshenkilön nimen ja tehtävän sekä aiemmat muistiinpanot. Tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. | Yhdysvallat, EU:n vakiosopimuslausekkeet |
| Maanmittauslaitos | Osoitteiden paikannus kartalle. Saa osoitteen, ei henkilön nimeä. | Suomi |
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Viranomaisille luovutetaan vain lakiin perustuvasta vaatimuksesta.
7. Säilytysaika
- Yhteyshenkilöt ja kontaktihistoria: niin kauan kuin yhteydenpito on liiketoiminnallisesti ajankohtaista. Tarpeellisuus tarkistetaan 24 kuukauden välein, ja tiedot, joihin ei liity aktiivista hanketta tai kontaktointia, poistetaan.
- Toteutuneisiin hankkeisiin liittyvät tiedot: sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain ja takuuajan edellyttämän ajan.
- Käyttäjätilit: työsuhteen ajan. Pääsy päättyy välittömästi, kun M365-tunnus suljetaan.
- Lokitiedot: 24 kuukautta.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö SSA tietojasi, ja saada niistä jäljennös; oikaista virheelliset tiedot; pyytää tietojen poistamista; rajoittaa käsittelyä; sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä, lopetamme sen, ellei käsittelylle ole huomattavan tärkeää perusteltua syytä. Suoramarkkinointia vastustaessasi käsittely lopetetaan aina.
Pyynnöt: Tommi Heikkilä, tommi.heikkila@ssa.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
9. Automaattinen päätöksenteko
Järjestelmä ei tee automaattisia päätöksiä eikä profiloi rekisteröityjä. Tekoälytoiminto tuottaa ehdotuksia SSA:n omalle työntekijälle keskustelun tueksi; päätökset tekee aina ihminen.
10. Tietojen suojaaminen
- Pääsy vain SSA:n Microsoft-tunnuksella; tunnistautuminen ja monivaiheinen varmennus hoidetaan SSA:n M365-ympäristössä. Järjestelmä ei säilytä salasanoja.
- Käyttöoikeudet on porrastettu: poistot ja yhteiset asetukset vain pääkäyttäjälle.
- Liikenne salattu (TLS), tietokanta suljetussa sisäverkossa, ei avoimia portteja.
- Kaikki muutokset ja kirjautumiset kirjataan lokiin.
- Varmuuskopiot salataan julkisella avaimella niin, ettei palvelin itse pysty purkamaan niitä.